หลายคนคงคุ้นเคยกับ
“Exit Interview” กันดีอยู่แล้ว คือ เมื่อมีพนักงานจะลาออก เราก็จะทำการสัมภาษณ์พนักงานคนนั้น ๆ ถึงการตัดสินใจที่จะลาออกของพวกเขาใช่ไหมครับ
แต่ผมก็ได้ไปเจอวิธีหนึ่งที่ตอนนี้หลายบริษัทเริ่มนำมาใช้กันบ้างแล้ว ซึ่งก็คือ “Stay Interview” เป็นการพูดคุยแบบเดี่ยว ๆ กับพนักงานเพื่อที่จะหาว่าปัจจัยอะไรที่จะส่งผลให้พนักงานคนหนึ่ง
ลาออกเราอาจจะเริ่มสงสัยกันแล้วว่า แล้วมันจะต่างจาก Exit Interview อย่างไร? คำตอบคือ การทำ Stay Interview ไม่จำเป็นที่จะทำตอนพนักงานจะลาออก สามารถทำได้ทุกปี หรือปีละหลาย ๆ ครั้ง
แต่ก็อาจทำให้เกิดคำถามอีกว่าแล้วต่างจาก Annual Review อย่างไร? คำตอบคือการทำ Annual Review หรือประเมินประจำปี ส่วนมากองค์กรต่าง ๆ จะเน้นไปที่ผลงานของพนักงาน หรือในมุมของการทำงานมากกว่า แต่สำหรับ Stay Interview แล้ว จะเน้นไปที่สิ่งที่ดูเหมือนจับต้องไม่ได้อย่างเช่นเรื่องของกำลังใจในองค์กร หรือเรื่องของ
วัฒนธรรมองค์กรนั่นเอง
ซึ่งจากผลการนำ Stay Interview ไปใช้ในบริษัทเอเจนซีที่มีชื่อว่า PPK รองประธานบริษัทเผยว่าเขาได้นำการพูดคุยในรูปแบบนี้ไปใช้ตั้งแต่ก่อนการระบาดแล้ว และพบว่า Turnover Rate ของบริษัทนั้นค่อนข้างต่ำมาก ถึงแม้จะอยู่ในช่วงของ The Great Resignation ก็ตาม
“ถาม” คำถาม และ “ฟัง” พวกเขาให้ดี
จากเคสของ Soul Seed เอเจนซีการตลาดแห่งหนึ่งในสหรัฐฯ ที่ได้พบกับปัญหาการลาออกของพนักงานถึง 8 คน ทางผู้ก่อตั้งบริษัทก็ระบุว่า เป็นเพราะว่าตอนนั้นเธอต้องใช้เวลาในการโฟกัสกับเรื่องของการทำอย่างไรให้ธุรกิจสามารถไปต่อได้ในช่วงเริ่มต้นการระบาด ทำให้เธอไม่ได้ให้ความสนใจกับพนักงานมาก จนก่อให้เกิดปัญหาเรื่องของการลาออกจำนวนมากที่ตามมา
ทำให้ตอนนั้น สิ่งที่เธอทำคือ การทำ Stay Interview ทุก ๆ ไตรมาส และใช้ชุดคำถามที่มีความตรงไปตรงมามากขึ้นอย่าง “ถ้าคุณจะลาออกใน 6 เดือนข้างหน้า ปัจจัยอะไรที่จะทำให้คุณตัดสินใจลาออก?”
เมื่อพบว่าเหตุผลของพวกเขาคืออะไร หรือกำลังเผชิญกับปัญหาอะไรอยู่ สิ่งต่อไปที่องค์กรควรทำคือ “รับฟัง” เหตุผลของพวกเขาให้ดี
การจะทำ Stay Interview ให้เวิร์กได้ พนักงานจะต้องรู้สึกถึง Psychological Safety
ในการทำ Stay Interview เขาก็บอกว่า จะทำให้ได้ผล และได้ประสิทธิภาพ พนักงานจะต้องรู้สึกสบายใจพอที่จะให้ความเห็นที่ตรงไปตรงมา เพราะแน่นอนว่าภายในบริษัท พนักงานบางคนจะเกิดความกังวลถ้าพูดตรง ๆ ไป แล้วจะเกิดปัญหาที่ตามมาหรือไม่ หรือจะดูเป็นคนเรื่องมากหรือเปล่า
โดยเฉพาะในสังคมการทำงานไทย ที่ขนาดบางทีแค่เรื่องการให้ความเห็นเรื่องงานธรรมดา ๆ พนักงานที่ตำแหน่งต่ำกว่ายังมีความเกรงอกเกรงใจ และมีความเกรงกลัวต่อการให้ความเห็นกับผู้ที่อยู่ตำแหน่งสูงกว่า ดังนั้นมันจึงเป็นเรื่องที่สำคัญมากที่องค์กรจะต้องสร้างสภาพแวดล้อมภายในองค์กรที่ทำให้พวกเขารู้สึกสบายใจที่จะพูดความจริงออกมา
บางองค์กรจึงมีนโยบายหนึ่งที่มีชื่อว่า Open-Door Policy มาใช้ แปลตรงตัวเลยคือ นโยบายเปิดประตู ซึ่งเปิดโอกาสให้พนักงานไม่ว่าจะเวลาไหน เมื่อไหร่ ก็สามารถที่จะมาพูดคุยกับหัวหน้าถึงข้อกังวล ถึงความรู้สึก ถึงปัญหา โดยไม่จำเป็นที่จะเป็นการพูดคุยแบบเป็นทางการก็สามารถที่จะพูดได้
บางที่ก็มีความพยายามที่จะทำองค์กรให้เป็น Flat Organization หรือมีโครงสร้างองค์กรแบบแนวราบ เพราะบางทีการมีระดับขั้นภายในองค์กรมาก ๆ จะทำให้พนักงานรู้สึกกดดัน และไม่กล้าที่จะพูดคุยอย่างเปิดอก “ความสบายใจ” จึงเป็นคีย์หลักของการทำให้ Stay Interview นั้นประสบความสำเร็จนั่นเอง
ให้ความสำคัญกับ “ความพึงพอใจ” ของพนักงาน
และสุดท้ายเมื่อพนักงานกล้าที่จะพูดปัญหาและความกังวลออกมาอย่างเปิดใจ สิ่งที่องค์กรควรทำให้พวกเขาเห็นคือการลงมือทำ แก้ไขปัญหา และคอยติดตามผล เพราะแน่นอนว่าแค่เรารับฟังพวกเขา ก็อาจจะก่อให้เกิดความสบายใจเพียงเสี้ยวเดียวเท่านั้น แต่ไม่ก่อให้เกิดความพอใจในระยะยาวอย่างแน่นอน ดังนั้นจึงต้องเกิดการลงมือทำ
และอย่างที่เราพอรู้กันว่านอกจากพนักงานประจำแล้ว พนักงานที่ทำงานแบบกะ หรือพาร์ทไทม์จะมี Turnover Rate ที่สูงกว่า การทำ Stay Interview จึงไม่ติดอยู่กับแค่พนักงานประจำเท่านั้น แต่สามารถใช้กับพนักงานรูปแบบระยะสั้นเหล่านี้ได้ด้วย เพราะพนักงานเหล่านี้อาจจะไม่ได้มีการปฏิสัมพันธ์กับหัวหน้าของตัวเองมากเท่าไร ทำให้บางองค์กรที่ใช้พนักงานรูปแบบนี้ ก็ได้มีการนำแพลตฟอร์มเกี่ยวกับ Workplace Management เข้ามาใช้ที่ให้โอกาสพนักงานในการให้คะแนนการทำงาน ทำให้เมื่อแบบกะมีความพึงพอใจต่อการทำงานที่ต่ำ ทางองค์กรก็จะจัดให้มีการทำ Stay Interview ทันที เพื่อที่จะทำความเข้าใจว่าทำไมพนักงานที่มีความพึงพอใจที่ต่ำ หรือปัญหาอะไรนั่นเอง
แน่นอนครับว่าในยุคที่มีการลาออกสูงในหลาย ๆ ประเทศ ไม่มีองค์กรไหนอยากที่จะเสียพนักงานไป ดังนั้น เราอาจจะต้องกลับมาดูเรื่องของความพึงพอใจของพนักงานต่อสิ่งที่พวกเขาทำอยู่อย่างสม่ำเสมอ อาจจะลองนำ Stay Interview ไปใช้ เช็กกับพนักงานนอกจากเรื่องของผลงาน แต่เน้นเรื่องของการเป็นอยู่ภายในองค์กรว่าพวกเขาเป็นอย่างไรกันบ้าง เพื่อที่จะป้องกันไม่ให้องค์กรต้องทำ Exit Interview เวลาที่พวกเขาแต่ละคนเดินมาขอลาออกนั่นเอง