คุณเคยเจอ “วันนั้นของเดือน” ไหม วันที่แสนจะวุ่นวาย มีเรื่องต่าง ๆ มากมายที่ต้องจัดการ ถ้ามีความผิดพลาดเกิดขึ้นก็จะพาลหงุดหงิด ผมขออธิบายก่อนว่า วันนั้นของเดือนที่ว่านี้ คือ วันที่จะต้องจ่ายเงินสารพัด ยิ่งถ้าคุณเป็นเจ้าของกิจการด้วยแล้วล่ะก็ ความวุ่นวายเพิ่มขึ้นคูณ 2 แน่นอน ทั้งเอกสารจ่ายภาษี ใบวางบิล รายจ่าย เงินเดือนพนักงาน และค่าใช้จ่ายจิปาถะต่าง ๆ ที่ดูแล้วไม่สามารถจัดการเพียงคนเดียวภายในวันเดียวได้หมดเรียบร้อย
แล้วเราจะต้องทำอย่างไร กับเรื่องจิปาถะเหล่านี้ ซึ่งผมว่า มันเป็นเรื่องที่ไม่ยาก แต่มันยุ่ง มีความละเอียดอ่อน มีขั้นตอนมากมาย ผมเชื่อว่า เจ้าของกิจการหลายคนอาจจะกำลังเจอกับปัญหานี้อยู่ไม่มากก็น้อย หลายคนคงอยากจะหาวิธีแก้ปัญหา หรือหาตัวช่วยดี ๆ อยู่ วันนี้ ผมจะมาแนะนำวิธีการและตัวช่วยดี ๆ ในการทำธุรกิจที่จะทำให้วันนั้นของเดือนที่แสนจะวุ่นวาย ให้กลายเป็นเรื่องง่ายและสะดวกสำหรับคุณ ไปดูกันดีกว่าว่า จะมีใคร หรือเครื่องมือใด ช่วยเราได้บ้าง
5 ตัวช่วยให้คุณพร้อม
พ่อแม่ญาติพี่น้องที่เคยมีประสบการณ์จัดการปัญหาเหล่านี้ เขามีวิธีการอย่างไร มีระบบการจัดการแบบไหน ลองสอบถามปรึกษาดู มันอาจจะใช้ได้ไม่เต็ม 100% แต่ถ้าหากเราลองมากลั่นกรองดูแล้วนั้น เราอาจจะได้ระบบวิธีการดี ๆ นำมาจัดการปรับใช้ให้เข้ากับไลฟ์สไตล์ รูปแบบธุรกิจของเราได้ง่าย และสะดวกรวดเร็วขึ้นก็ได้
2. เครื่องมือด้านระบบเอกสาร
บันทึกความจำ แบ่งสัดส่วนงานของคนในองค์กร อย่างเช่น
Trello ที่จะช่วยแบ่งสัดส่วนงานของบุคลากรในองค์กรของคุณให้ชัดเจนและสามารถตามงานได้ ช่วยควบคุมให้งานออกมาตรงตามเป้าหมายที่ทีมวางไว้ง่ายขึ้น หรือจะเป็น
Google Drive ตัวช่วยเรื่องเอกสาร ที่เข้ามาแก้ปัญหา ในเรื่องของการทำงานคนละที่ ให้ง่ายและสะดวกขึ้น สามารถส่งลิงก์เอกสาร แก้ไขเอกสาร อธิบายแต่ละส่วนให้คนที่ทำงานร่วมกันเข้าใจกันได้ง่าย ๆ เพียงแค่ปลายนิ้ว และยังมีเครื่องมืออีกหลายอย่าง ที่เข้ามาช่วยจัดการงานส่วนตัว และงานต่าง ๆ ภายในองค์กรของคุณให้ทำงานได้ง่ายและสะดวกรวดเร็ว หากคุณเลือกใช้เครื่องมือเหล่านี้ให้ถูกกับประเภทงานและประเภทของรูปแบบองค์กร
ตัวช่วยที่ดีอีกอย่างหนึ่งสำหรับเจ้าของกิจการ คือ การมีที่ปรึกษาช่วยจัดการรายรับ-รายจ่ายต่าง ๆ ของกิจการ ลดความวุ่นวายของรายละเอียดยิบย่อยลง เช่น ในกรณีที่คุณเป็นผู้ที่ไม่ค่อยสันทัดในเรื่องของตัวเลขและการคำนวณ แต่คุณจะต้องเป็นผู้จัดการบัญชีเองทั้งหมด คุณลองคิดดูว่า จะเสียเวลาในส่วนของการจัดการบัญชีต่าง ๆ ของกิจการนี้ไปเท่าไหร่ แล้วจะดีกว่าไหม ถ้าคุณเอาเงินมาลงทุนส่วนนี้ เพื่อซื้อเวลาที่เสียไปคืนมา แล้วเอาไปทำอย่างอื่น มันอาจจะคุ้มค่ากว่าการที่คุณจะต้องมานั่งลงรายละเอียด บวกลบคูณหาร คำนวณรายรับ-รายจ่ายเองทั้งหมด แต่ในการจะมีที่ปรึกษาบัญชีนั้น คุณจะต้องให้ความสำคัญในการคัดเลือกบุคลากร ที่มีความน่าเชื่อถือ ไว้ใจได้ และละเอียดอ่อนพอสมควร ถ้าหากคุณเลือกคนได้ถูก เหมาะสมกับลักษณะงาน ผมเชื่อว่าจะลดภาระของคุณได้อย่างแน่นอน
4. แอปพลิเคชันที่ช่วยจัดการเรื่องค่าใช้จ่าย
ทั้งการจัดบัญชีรายรับ-รายจ่าย การโอนเงิน และค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ในบริษัทของคุณ โดยในปัจจุบันมีแอปพลิเคชันให้เลือกมากมายตามความเหมาะสม ใช้งานง่าย ซึ่งบางแอปฯ ก็ใช้งานได้ง่ายสะดวก มีขั้นตอนที่ไม่ยุ่งยาก แต่บางแอปฯ นั้น ก่อนจะใช้ก็ต้องศึกษาทำความเข้าใจกับมันก่อน อีกอย่างนึงก็คือ บางแอปฯ อาจจะมีค่าใช้จ่าย ผมขอยกตัวอย่างแอปฯ ที่ชื่นชอบ เช่น
Evo Wallet ที่สามารถนำมาจัดการระบบเงินของบริษัท และรายจ่ายส่วนตัวได้ นอกจากนี้ยังรองรับทุกสกุลเงินอีกด้วย มีการแสดงผลรายสัปดาห์, รายงานรายเดือนและรายปี ด้วยแผนภูมิกราฟที่เรียบง่าย ไม่ซับซ้อน
ที่มาพร้อมกับฟังก์ชันพิเศษที่เพิ่มขึ้นเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าธุรกิจโดยเฉพาะ ให้คุณจัดการทุกเรื่องการเงินด้วยตนเอง ทำได้อย่างสะดวกรวดเร็ว เพื่อความคล่องตัวของธุรกิจ มีฟังก์ชันมากมาย ตั้งแต่การโอนเงินครั้งละหลายบัญชี ในส่วนของลูกค้าแบบนิติบุคคล รวมถึงระบบการอนุมัติแบบ Dual Control ต่อไปนี้ผู้อนุมัติจะสะดวกขึ้น เพียงแค่คลิกอนุมัติ และยังมีฟังก์ชันการโอนเงินแบบชุดข้อมูลให้การทำธุรกรรมกับคู่ค้าเป็นเรื่องง่าย เพียงไม่กี่ขั้นตอน ซึ่งตรงนี้ผมชอบมาก เพราะมันทำให้เรื่องรายรับ-รายจ่าย ธุรกรรมทางการเงินต่าง ๆ ของธุรกิจที่แสนจะวุ่นวายกลายเป็นเรื่องง่าย ผมอยากให้คุณลองไปใช้
Krungsri Biz Online หรือ
Krungsri E-Biz ดูนะครับ
เห็นไหมครับว่า การทำธุรกิจถ้ามีตัวช่วยดี ๆ ก็จะสามารถแบ่งเบาภาระ ลดการเสียเวลา เพื่อที่จะเอาเวลาตรงนี้ ไปพัฒนา ปรับปรุง หรือทำอะไรได้อีกมากมายให้ธุรกิจของคุณ