ปรับองค์กรอย่างไรให้คล่องตัวและทันโลก

แนวทางที่ผมกำลังจะแนะนำก็คือ การสร้างองค์กรแบบ ‘Agile’ และการทำให้องค์กร ‘Resilience’ มากกว่าเดิม เราจะเห็นได้ว่าองค์กรในยุคดิจิทัลตั้งแต่องค์กรเล็ก ๆ ไปจนองค์กรที่มีขนาดใหญ่ต่างก็ได้นำแนวทางทั้ง 2 นี้มาปรับใช้ในการดำเนินงานกันทั้งนั้น ในบทความนี้ผมจะพาไปรู้จักว่า 2 แนวทางดังกล่าวคืออะไรและต้องเริ่มต้นอย่างไรบ้าง มาติดตามกันครับ

ผมขอเริ่มต้นด้วย ‘การสร้างองค์กรแบบ Agile’ เป็นที่ทราบกันว่าทุกองค์กรไม่ว่าเล็กหรือใหญ่ต่างก็ต้องเผชิญกับความท้าทายที่ถาโถมเข้ามานับไม่ถ้วนตามที่ผมได้กล่าวไปตอนต้น ซึ่งชี้ให้เห็นว่า การบริหารแบบเดิม ๆ หรือที่เรียกว่า ‘Business as Usual’ คงใช้ไม่ได้อีกต่อไป

‘Agile Organization’ คือ องค์กรที่สามารถปรับตัวและตอบสนองต่อสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว ผ่านการปรับเปลี่ยนแนวคิดและสร้างทัศนคติใหม่ (New Mindset) เพื่อการทำงานที่รวดเร็ว และคล่องตัวกว่าเดิม

ลองมาดูกันว่าองค์กรของคุณมีลักษณะการสร้างองค์กรแบบ Agile หรือไม่

• ยึดลูกค้าเป็นศูนย์กลาง (Customer Centric) มากกว่าการมุ่งแสวงหาผลกำไรเป็นหลัก (Profit Centric)
• ลดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็นออกไป เพื่อการทำงานที่ง่าย และรวดเร็วกว่าเดิม เช่น งานเอกสารต่าง ๆ
• ผลักดันให้เกิดการทำงานในดิจิทัลมากขึ้น มีการนำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
• มีวัฒนธรรมองค์กรที่ดี ส่งเสริมให้ทุกคนมีส่วนร่วม เปิดกว้างให้ทุกคนได้แสดงความคิดเห็นหรือนำเสนอไอเดียใหม่ ๆ และเปิดโอกาสให้พนักงานได้ตัดสินใจทั้งเรื่องเล็กและใหญ่

การบริหารที่ดีเริ่มต้นจาก ‘ทัศนคติ’ และในการสร้างองค์กรแบบ ‘Agile’ ก็ต้องเริ่มจากการปรับแนวคิดด้วยเหมือนกัน ไม่ว่าจะอยู่ตำแหน่งใดก็ตาม ผู้บริหาร ผู้จัดการ หรือพนักงาน ทุกคนล้วนมีบทบาทสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กรทั้งนั้น ลองมาดูกันครับว่า ก่อนจะเป็น ‘Agile Organization’ เราต้องเริ่มต้นคิดอย่างไรบ้าง

1. ทำอะไรที่นอกเหนือจากแผนที่วางไว้: ไม่ได้หมายความว่าการวางแผนไม่สำคัญ หรือควรละทิ้งไปเลย แต่เราอย่าไปใช้เวลาในส่วนนี้นาน การพยายามที่จะคาดเดาหรือควบคุมบางสิ่งให้ได้อาจจะไม่ตอบโจทย์ทุกเรื่อง เพราะทุกวันนี้เรากำลังยืนอยู่บนความไม่แน่นอน การพร้อมรับมือ และปรับตัวให้ทันต่อทุกสถานการณ์คือสิ่งที่สำคัญมากกว่าแผนใด ๆ
2. เปิดโอกาสให้ทุกคนมีส่วนร่วม: การระดมความคิดจากคนหลาย ๆ คน ย่อมทำให้เกิดไอเดียใหม่ ๆ มากกว่าความคิดของคนไม่กี่คน
3. ลดช่องโหว่ให้ได้มากที่สุด: สนับสนุนให้พนักงานสร้างจุดแข็งเพื่อลบจุดอ่อน ต้องตั้งคำถามมากกว่าการหาคำตอบ เรียนรู้จากความผิดพลาด และนำไปปรับปรุงให้ดีขึ้นต่อไป
4. การตัดสินใจต้องรวดเร็ว: ไม่ควรมองหาทางที่สมบูรณ์แบบหรือทางที่ทุกคนชอบที่สุด หรือที่เรียกว่า ‘ฉันทามติ (Consensus)’ แต่ให้เลือกสิ่งที่ทุกคนรับได้และ ‘ยินยอม (Consent)’ แม้ไม่เห็นด้วยทั้งหมดแต่สามารถอยู่กับมันได้ และไม่สร้างความเสียหายมากนัก เพราะเราต้องแข่งกับเวลา ทุกอย่างต้องรวดเร็วตามกำหนด การตัดสินใจจึงจำเป็นเรื่องที่ต้องรวดเร็วและรอช้าไม่ได้
5. ให้อิสระกับพนักงาน: การมอบอำนาจและให้อิสระในการทำงาน ‘Autonomy’ ทั้งกับตัวบุคคล ทีม ไปจนถึงผู้บริหารย่อมมีผลลัพธ์ที่ดีกว่าการควบคุมให้อยู่ในกรอบ อีกทั้งยังทำให้สนุกกับการทำงาน มีการส่งเสริมช่วยเหลือซึ่งกันและกัน และยังได้งานที่มีคุณภาพไปพร้อมกันอีกด้วย
6. ประชุมเมื่อจำเป็น: การประชุมไม่ควรพร่ำเพรื่อ ไม่ควรประชุมแบบไม่มีเป้าหมายใด ๆ เพราะจะทำให้การประชุมในครั้งนั้นขาดประสิทธิภาพ เกิดการสนทนาที่ยาวนาน เรื่อยเปื่อย ไม่มีที่สิ้นสุด และอาจนำไปสู่ ‘Analysis Paralysis’ หรือ ‘การเป็นอัมพาตจากการวิเคราะห์ที่มากเกินไป’ ดังนั้น ควรประชุมเมื่อจำเป็น หรือมีเรื่องเร่งด่วนที่ต้องทำการแก้ไข และไม่ควรนานเกินไป เพราะระยะเวลาไม่ใช่เครื่องพิสูจน์ประสิทธิภาพของงาน
7. ไม่จำเป็นต้องอยู่บนความสมบูรณ์แบบตลอดเวลา: เราไม่ต้องทำทุกอย่างถูกไปหมด ผิดพลาดบ้างก็ไม่เสียหาย เพราะบทเรียนจากความผิดพลาดคือสิ่งที่สอนเราได้ดี ที่นำไปสู่การเรียนรู้และพัฒนาต่อไปได้

นอกจากการสร้างองค์กรแบบ ‘Agile’ แล้ว สิ่งที่องค์กรควรมีคู่กัน คือ การทำให้องค์กร ‘Resilience’ มากขึ้นกว่าเดิม

ความหมายของ ‘Resilience’ คือ ‘ความยืดหยุ่น’ ซึ่งไม่ได้เป็นเพียงลักษณะนิสัยของมนุษย์เท่านั้น แต่ในบริบทของกลุ่ม ชุมชน รวมไปถึงองค์กรก็สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ด้วยเช่นกัน โดยเฉพาะแวดวงธุรกิจ เรามักจะเห็นคำนี้อยู่บ่อย ๆ ยิ่งในช่วงที่มีการแพร่ระบาดของโควิด-19 ยิ่งเป็นที่พูดถึงอย่างมาก

ถ้าหากความยืดหยุ่นเป็นคุณสมบัติที่ทุกองค์กรต้องมี แล้วองค์กรที่มีความยืดหยุ่นต้องมีหน้าตาอย่างไร?

Denyer ผู้วิจัยเกี่ยวกับ ‘Organizational Resilience’ ในปี 2017 ได้ให้คำนิยามเกี่ยวกับความยืดหยุ่นขององค์กรไว้ว่า ‘ความสามารถขององค์กรในการคาดการณ์ ปรับตัว และเตรียมพร้อมรับมือต่อสถานการณ์ที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา หรือการ Disruption เพื่อความอยู่รอดขององค์กรต่อไป’

นอกจากนี้ ผู้วิจัยยังระบุว่า องค์กรที่มีความยืดหยุ่น ‘Resilience’ ล้วนมีกลยุทธ์ที่ก้าวหน้า และยืดหยุ่นได้ควบคู่ไปด้วยกัน และเป็นตัวช่วยสำคัญที่พาองค์กรไปสู่เป้าหมายที่ตั้งไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นการเอาชนะความล้มเหลวในสถานการณ์ของเศรษฐกิจผันผวน หรือการ Disruption ก็สามารถเอาอยู่หรือได้รับผลกระทบน้อยกว่าองค์กรที่ขาด ‘Resilience’ แน่นอน

นี่จึงเป็นเหตุผลว่า ทำไมการสร้างองค์กรให้ ‘Resilience’ ถึงเป็นเรื่องสำคัญอย่างมากในยุคนี้ ซึ่งการที่องค์กรจะยืดหยุ่นได้ ต้องประกอบไปด้วยผู้นำที่มีประสิทธิภาพ ความโปร่งใส สามารถตรวจสอบได้ สภาพแวดล้อมการทำงานที่ปลอดภัย การจัดการความรู้และนวัตกรรม และการมีความรับผิดชอบ

จากสถานการณ์ความผันผวนและความไม่แน่นอนในปัจจุบัน ไม่ว่าจะทางธรรมชาติ หรือการระบาดของโรคภัยไข้เจ็บต่าง ๆ สิ่งเหล่านี้ล้วนส่งผลโดยตรงต่อเศรษฐกิจ และแน่นอนว่ากระทบกับการทำธุรกิจด้วยเหมือนกัน เราจะเห็นว่าที่ผ่านมามีหลายธุรกิจทั้งเล็ก และใหญ่ต่างไปต่อไม่ไหวและต้องปิดตัวลงไปในที่สุด ดังนั้น ท่ามกลางความไม่แน่นอนแบบนี้ การที่จะอยู่รอดและทันโลกก็คือการปรับรูปแบบของธุรกิจให้คล่องตัวและสามารถปรับตัวได้ทุกการเปลี่ยนแปลง ไม่ต้องสงสัยว่าทำไมธุรกิจที่เก่าแก่ อยู่มานานหลายสิบปีที่อยู่ได้จนถึงทุกวันนี้ เพราะพวกเขาปรับตัวให้ตรงตามความต้องการของผู้บริโภค ทันโลกทันเหตุการณ์นั่นเอง